起業する際にオフィスを準備することは非常に重要なステップです。
しかしながら、初めてオフィスを準備する人にとっては、どのように進めれば良いのか分からないことが多いものです。
本記事では、起業する際にオフィスを準備する方法やノウハウについて解説します。以下のような思いを抱えている人は必見の内容です。
- 起業予定で、オフィスは借りるべきなのか迷っている
- オフィスを選ぶ際のポイントを網羅したい
- 「起業にオフィスは必要なのか？」他の選択肢を広げたい
起業予定でオフィス環境の整備に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。
オフィスを借りる場合と自宅をオフィスにする場合の違い
まず、オフィスを借りるか、自宅をオフィスにするかということを考えなければなりません。
オフィスを借りる場合は、家賃や光熱費、通信費、清掃費、保険料などのコストがかかりますが、ビジネスとしての信用度が高まり、顧客やパートナーとの面談もスムーズに進められます。自宅をオフィスにする場合は、コストが抑えられますが、プライバシーの問題やビジネスとしての信用度が低いという問題があります。
また、自宅をオフィスにする場合は、通信環境や電気回路の問題などが発生する可能性があるため、事前にしっかりと調べておくことが必要です。
自宅オフィスの特徴
自宅オフィスは通勤時間が省けるため、時間や交通費の節約ができます。また、自分自身が働きやすい環境を整えられるため、ストレスが少なく効率的に仕事を進められることが魅力です。
次に、自宅オフィスは柔軟な働き方ができる点が特徴的です。自分のペースで仕事を進めることができるため、家族や趣味との両立がしやすくなります。
また、急な用事が入っても、自宅オフィスであれば対応しやすいため、柔軟な対応ができます。
ただし、自宅オフィスには注意すべき点もあります。家族やペット、家庭の雑事などが仕事に影響を与えることがあるため、十分な配慮が必要です。
また、自宅オフィスで働くと人との交流が少なくなるため、孤独感を感じやすいというデメリットもあります。
自宅以外のオフィスの特徴
自宅以外のオフィスとは、会社やシェアオフィスなどが挙げられます。
まず、自宅以外のオフィスは、共同の仕事場であるため、社員との交流が活発にできるという点が特徴的です。
そのため、情報交換やコミュニケーションを通じて、新たな発想を得たり、業務の引き継ぎやレクチャーのしやすい点がメリットとして挙げられます。
次に、自宅以外のオフィスには必要な機材や設備が揃っているため、自宅よりも快適な環境で仕事ができるという点があります。例えば、プリンターやスキャナー、会議室、キッチン、トイレなどが挙げられます。
一方で、自宅以外のオフィスにもデメリットがあります。例えば、通勤時間がかかるため、時間や交通費がかかります。また、共同の仕事場であるため、周囲の人の話し声や音など、集中力を妨げる要素もあります。
自宅以外のオフィス形態
ここまで、自宅をオフィスにする場合の詳細を解説してきましたが、最近は、自宅以外にもさまざまなオフィス形態が充実しています。以下のオフィス形態を紹介します。
①バーチャルオフィス
②コワーキングスペース/シェアオフィス
③レンタルオフィス
④賃貸オフィス
これら4つのオフィス形態について詳細を解説します。
①バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、実際にオフィススペースを借りることなく、ビジネス上、必要な事務作業やアドレスを提供するサービスです。
バーチャルオフィスはコストパフォーマンスが高く、実際にオフィスを持たずに住所や電話番号、メールアドレスなどの付与が可能です。これにより、ビジネスにおけるブランディングを維持することができます。また、必要に応じて会議室の利用や郵便物の転送、ファックス転送、専任の秘書サービスなどのオプションがあります。
これらのサービスを利用することで、外出先からでも効率良く、業務を遂行することが可能です。
さらに、バーチャルオフィスは、オフィススペースを借りる必要がないため、コスト削減につながるという利点があります。また、事務スタッフを雇う必要もないため、人件費の節約にもなります。
②コワーキングスペース/シェアオフィス
コワーキングスペース（coworking space）またはシェアオフィス（shared office）は、複数の企業や個人が共同で利用するオフィススペースです。
まず、一般的に比較的リーズナブルな価格でオフィススペースを提供することができます。そのため、スタートアップ企業や個人事業主、フリーランスなど、コストを抑えて仕事をするための選択肢として注目されています。
また、コワーキングスペースやシェアオフィスには、様々な業種や分野の人々が集まるため、ネットワーキングの機会が増えるというメリットがあります。
さらに、共同で利用するスペースや設備があるため、必要な機材や設備を個別に用意する必要がなく、手軽に仕事を開始することができます。
③レンタルオフィス
レンタルオフィスは、企業や個人事業主が必要な時に必要なだけオフィススペースを利用できるように、モデルケースとして用意されたオフィススペースを、一定期間にわたって賃貸するサービスです。
レンタルオフィスのメリットは、通常のビルやオフィスビルにあるオフィスと同様の設備やサービスが備えられていることです。
具体的には、机や椅子、会議室、キッチン、プリンターなど、必要な設備が揃っているため、移転やオフィス拡張などで一時的に追加のスペースを必要とする場合や、新規事業を開始する際など、臨時的なオフィススペースとして利用する場合には、コスト削減につながります。
④賃貸オフィス
賃貸オフィスは、企業や個人事業主が、自社のオフィススペースとして、ビルオーナーや不動産会社から賃貸する形で利用するオフィススペースです。
賃貸オフィスのメリットは、企業や個人事業主が、独自のオフィススペースを確保できる点です。自社のオフィススペースとして、自由なレイアウトや設備、インテリアの選択が可能で、企業のイメージや文化を反映させることができます。
また、長期間の契約が可能であるため、企業が安定的に事業を展開する上で必要不可欠な、定期的な社員の集まりや会議、研修などの実施が可能です。
さらに、セキュリティやプライバシーの面でも、レンタルオフィスに比べてより高い水準を維持できます。
オフィスの場所を選ぶ際の留置点
自宅以外のオフィスの場所を決める際のポイントをいくつか紹介します。ビジネスの成否に直結するため、慎重に選ぶ必要があります。
- 交通アクセス
- 周辺環境の充実度
- オフィスの立地条件
交通アクセス
まず1つ目は、交通アクセスです。オフィスに通勤する時間や手段を考え、交通アクセスの利便性を重視しましょう。公共交通機関の利用が多い場合は、最寄り駅やバス停からの距離やアクセスの便利さ、通勤時間などを確認しておくことをおすすめします。
また、自転車や車を利用する場合は、駐車場や駐輪場があるかどうか、交通渋滞の状況などを事前に把握しておくことが重要です。
周辺環境の充実度
オフィス周辺の環境も見逃せない要素の一つです。ランチや会議の場所として利用できるレストランやカフェが近くにあるか、コンビニエンスストアやスーパーマーケットがあるかなど、日々の業務に必要な施設や設備の充実していることで、業務削減につながります。
オフィスの立地条件
オフィスの立地条件も重要です。ビジネスに必要な施設や設備が近くにあるか、周辺の治安状況や賃貸料金なども確認しましょう。
また、オフィスの大きさやレイアウト、設備なども、業務に必要な条件を満たしているかどうかを確認することが大切です。
スタートアップに適したオフィス環境を選択しましょう！【まとめ】
オフィス環境はビジネス展開に大きく影響を与えるため、開始前に事前にリサーチをして、適切なオフィス環境を選択することが重要です。
特に、スタートアップ企業や個人事業主の場合、オフィス環境に加え、コミュニティスペースやシェアオフィスなど、低コストで利用できる共有スペースの活用も検討すると良いでしょう。
また昨今では、GX（環境配慮）対応製品を使用した従業員ファーストのオフィス作り、DX導入における業務の可視化を目指したオフィス環境が重視されてきています。
ライター紹介
■株式会社アベヤス GDXオフィスラボ編集部
私たちは100年以上地域の企業や学校、自治体のお客様のオフィス環境に必要な商品・サービスを提供し続けてまいりました。br GDXオフィスラボでは次世代の「働き方」「働く空間づくり」をテーマに、ワークスタイルに合わせた空間の創造をご提案しております。br 編集部ではオフィスに役立つ情報を発信してまいります！
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