本記事では、オフィスDXの推進をするメリット5つについて紹介しています。
企業がオフィスDXを推進するには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
さらには、オフィスDXの推進をする際に導入すると便利なツールも解説しています。
本記事は、
・これからオフィスDXの推進を進めていきたい
・オフィスDXを推進して、社内の環境を良くしたい
・オフィスDXで業務を効率化したい
上記の考えを持っている人は、ぜひ参考にしてください。
本記事を読むことで、「オフィスDXの推進をするメリットと導入するべきツール」がわかるようになります。
オフィスDXとは？
オフィスDXは、ITシステムやツールを導入し業務の効率化や生産性の向上を実現すること。
コロナ禍でオフィスDXの検討や導入を考えている企業は多いです。
また今後は、オフィスDXの推進をしていない企業は淘汰されるデメリットもあるのです。
オフィスDXは、ITを駆使すると従業員がより働きやすい環境を作ることができます。
従業員が働きやすくなると、結果的に業績がアップします。
「業績をアップさせたい」と思っている経営者の方は、ぜひオフィスDXを取り入れていきましょう。
オフィスDXの推進をする5つのメリット
ここでは、オフィスDXの推進をする5つのメリットについて紹介しています。
オフィスDXの推進をするメリットは、
①情報の可視化
②業務、生産性の向上
③テレワーク、リモートワークの推進
④労働環境、長時間働の改善
⑤人件費の削減
上記の5つ。
オフィスDXのメリットをしっかりと理解しておくことが重要です。
①情報の可視化
情報が可視化することが大きなメリット。
顧客情報の可視化が可能です。
・どんな顧客が利用しているのか？
・顧客の購入頻度
・顧客が住んでいる地域や年齢
仮に担当者が退職した場合でも簡単に引き継ぐことが可能です。
さらには、情報の可視化をすることで、顧客のリピート率を上げられるようになります。
また情報が可視化すると、課題も明確に見えるため改善しやすくなります。
DXにおいては、情報の可視化は最も重要です。
②業務、生産性の向上
これまで人間が行なっていた作業をITツールやシステムを導入すると、業務や生産性が向上するのです。
人間が作業を行うと、どうしても無駄な部分が出てきます。
無駄な作業が出てくると、効率も悪くなり業績も下がり従業員のモチベーションも低下します。
業績の悪化と従業員のモチベーションの低下を防ぐためには、オフィスDXの推進をしていきましょう。
③テレワーク、リモートワークの推進
テレワークやリモートワークを推進することで、働く場所の自由化を実現できます。
これまでは、「出社して仕事をする」が当たり前だった時代でした。
今の時代は、パソコンなどが発達しているため出社しなくても業務を行えるようになりました。
オフィスDXの推進でオフィス以外でも働けるようになると、従業員の満足度も向上し、結果として会社の売り上げも上がります。
オフィスDXの推進をし、テレワークやリモートワークを実施し、従業員が働きやすい環境を作ることが重要です。
④労働環境、長時間労働の改善
オフィスDXを推進すると、労働環境や長時間労働の改善につながります。
オフィスDXを行うことで、業務が効率化したり自動化
できるようになると、従業員の長時間労働が改善するのです。
長時間労働がなくなると、労働環境も良くなり従業員が働きやすい会社になります。
長時間労働が改善すると、従業員はプライベートも充実するようになり、結果的に会社に貢献したいという気持ちになるのです。
⑤人件費の削減
オフィスDX化すると、AIツールやシステムで様々な業務が自動化でき、人件費の削減につながります。
自動化が実現することで、業務が効率良く進むようになります。
そのため、人を多く雇わなくても会社が回っていくのです。
ツールやシステムを活用することで、必要最低限の従業員でまかなえるようになるのがメリットです。
オフィスDXの際に導入すると便利なツール
オフィスDXの際に導入すると便利なツールをそれぞれ紹介。
「オフィス環境・オフィス業務・オフィス外」のそれぞれでDX化することで、業績も上がっていきます。
導入するべきツールはそれぞれ異なりますので、1つずつ解説していきます。
・オフィス環境のDX
オフィス環境のDXをするのであれば、
→受付を無人化する
→AIカメラの導入
上記2つのツールを活用するのがおすすめです。
オフィス環境のDXを推進すると、必要最低限の従業員でまかなうことができます。
またAIカメラを導入すると、従業員の勤怠管理が簡単になります。
オフィスの出入り口にAIカメラを導入することで、従業員の把握が可能です。
社員IDなどの情報をAIカメラに登録することで、「いつ」「誰が」オフィスに出入りしたかを自動で判別してくれます。
AIカメラを導入することで、勤怠管理の入力がなくなるため事務手続きが簡潔化されるのです。
・オフィス業務のDX
オフィス業務のDXを行う際は、
→ペーパーレスにする
→業務の効率などをデータ化や可視化する
→顧客管理システムを導入する
これらのツールを利用すると、業務の効率化ができます。
ペーパーレスにすることで経費の削減につながり、顧客管理システムの導入をするとリピート率も上がります。
さらには、担当者が変わった場合でも顧客管理システムを導入していれば、簡単に引き継ぐことが可能です。
・オフィス外のDX
オフィス外のDXを推進する場合は、
→電話転送サービスの利用
→請求書自動処理システムの導入
上記2つを活用すれば、会社にいなくても業務を行えるようになります。
また月末は請求書の発行で、経理が忙しくなります。
他の業務に支障が出るので、システムを導入することで無駄な時間が無くなるのです。
オフィスDXを失敗させないための2つのポイント
ここまで、オフィスDXのメリットと具体的な施策を紹介してきました。
ITツールやシステムを導入するとオフィスDXが進むのではありません。
ここでは、オフィスDXを失敗させないための2つのポイントを解説していきます。
①目的と課題を決める
オフィスDXを推進させる目的を明確に決めることが重要です。
さらには、オフィスDXを推進させるためには自社の課題も知っておくことが大切です。
「何をDXするのか」「どんな目的でDXするのか」を具体的に設定しなければ施策は上手くいきません。
②DX後も検証する
オフィスDXを取り入れたら終了ではなく、効果を検証する必要があります。
「無駄なところ」「効果があったところ」を日頃から検証することでDXの効果を得られるようになります。
DXの効果はすぐには得られないので、数ヶ月・1年単位で検証をしていきましょう。
オフィスDXの推進をするメリットのまとめ
本記事では、オフィスDXの推進をするメリット5つを紹介しました。
さらには、オフィスDXを推進するための具体的な施策も解説しました。
・会社の売上げアップ
・従業員の満足度を上げる
これらを実現するためには、オフィスDXの推進が必須です。
最近では、労働環境やオフィス環境を変えていく努力が企業には必要になりました。
そこで注目されているのが、本記事で紹介した「オフィスDX」です。
オフィスDXの推進を行なっていくことで、業績と従業員のモチベーションが上がります。
もちろんオフィスDXの推進を行うのは簡単ではありませんが、今すぐできることから取り入れていくのがおすすめです。
本記事を参考にし、オフィスDXの推進をしていくようにしましょう。
ライター紹介
■株式会社アベヤス GDXオフィスラボ編集部
私たちは100年以上地域の企業や学校、自治体のお客様のオフィス環境に必要な商品・サービスを提供し続けてまいりました。
GDXオフィスラボでは次世代の「働き方」「働く空間づくり」をテーマに、ワークスタイルに合わせた空間の創造をご提案しております。
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