オフィスのDXが重要な理由とは？事例も解説

「オフィスにもDXをとり入れるべきなのかな？」

「そもそもDXの意味がイマイチ分からない・・・」

このようにお悩みではありませんか。

オフィスにDXを導入するメリットが分からなかったり、そもそもDXの意味がピンとこなかったりすることも多いですよね。

そこで今回はDXの意味や、オフィスのDXが重要である理由をご紹介します。

目まぐるしく変わるビジネスシーンに対応するためにも、オフィスのDX化は必須です。オフィスにDXを取り入れた事例もご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

DXの意味とは？

はじめにDXの意味を簡単にご紹介します。DXとはデジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略称で、直訳すると「デジタルによる変革」です。一見すると「X」の文字は見当たりませんが、「Trans」に「交差点」の意味があることになぞらえて「X」が用いられています。

経済産業省が定義するDX

本来DXはビジネスだけではなく幅広いシーンで使われる表現ですが、経済産業省は以下のようにDXを定義づけています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」 （出典：デジタルガバナンスコード）

端的に説明すると、企業がデジタル化を進めることでビジネス構造に変化を与え、経済的な豊かさを獲得することです。

経済産業省によると日本のDXが滞った場合の経済損失は、2025年以降に最大12兆円／年になるとされています。この状況を「2025年の崖」と呼んでおり、DXへの対応は企業にとって喫緊の課題となっているのです。

IT化となにが違う？

DXはしばしばIT化と混同されますが、両者には明確な違いがあります。IT化が意味するのは、アナログに行われている作業を単にデジタル化した様子です。例えばこれまで手書きで処理してきた帳簿付けを、電子システムで管理するようになった場合はIT化です。

対してDXはデジタル化の先に変革を伴うものでなければなりません。例えば電子処理した帳簿データを分析して経営改善につなげたのなら、これはDXと呼べるでしょう。

オフィスにDXが重要な理由

DXのなかでも、オフィスの業務に焦点を当ててデジタル化をはかることは「オフィスDX」ともいわれ、近年注目を集めています。

オフィスDXが重要視される理由は、以下の4つです。

• 人材不足の解決策になる
• 情報の見える化が可能になる
• コストの削減につながる

それぞれ詳しく解説します。

人材不足の解決策になる

オフィスDXが重要な理由の1つめは、人材不足を解決できるためです。今まで人間が行っていた業務をデジタル化することで、人的コストを少なくできます。

また余裕が出た人的リソースを、別の業務に割くことで経営改善が期待できるでしょう。

情報の見える化が可能になる

オフィスDXが重要な理由として、情報が見える化されるというのもあります。業務に関する情報をデジタル化して蓄積できれば、より効率的なデータ分析が可能です。

情報の見える化がされれば経営課題も見つかりやすくなり、業務改善をはかれます。

コストの削減につながる

オフィスDXが重要な理由として、コストの削減につながることが挙げられます。デジタル化によりコスト削減になる例として、最も身近なのはペーパーレス化でしょう。

ペーパーレス化は紙やインクにかかる経費を削減できたり、書類の保管スペースも縮小できたりするなど、幅広いコストの削減になります。

働き方の多様化に対応できる

オフィスDXが重要な理由の4つめは、働き方の多様化に対応できることです。感染症などの影響によりテレワークなど、働き方の選択肢が広がりました。

今後も多様な働き方を取り入れられる企業が、従業員のパフォーマンスを引き出せるといえます。

オフィス環境や機器のデジタル化が進めば、フリーアドレスやテレワークなど多様な働き方が実現でき、生産性を高められるでしょう。

オフィスにDXを取り入れた事例

オフィスにDXを取り入れた事例を4つご紹介します。

１. 無人受付機の設置

オフィスに無人受付機を設置することで、来客業務にかかる人的リソースを縮小できます。来客者の情報も自動でデジタル化して蓄積できるため、顧客情報として分析すれば、経営改善に役立てられます。

２. RPAの導入

RPAとは、PC上で行う単純作業を自動的に処理してくれるソフトウェアです。例えば経費精算ツールを導入すれば、従業員が交通費などをシステムに入力すると、RPAが自動的に内容を確認してくれます。人的なチェックミスも防げるため、大幅な工数削減につながります。

３. 無線LANの採用

無線LANを採用するとより自由度の高い働き方が可能になります。有線LANとは違い、物理的制約がなくなるのでフリーアドレスの導入が可能です。これまで関わりがなかった社員同士のコミュニケーションが活発化し、新たな事業のアイデアが生まれやすくなります。

４. クラウド上で労務管理

PCから自動で稼働ログを抽出するツールを用いることで、社員の勤怠状況を見える化できます。リモートワーク時の稼働状況も把握できるなど、多様な働き方に対応可能です。蓄積された社員の稼働データを分析し、業務環境の改善を推進できます。

まとめ

今回はDXの意味やオフィスのDXが重要とされる理由をご紹介しました。従業員の生産性を高め、経営改善を進めるためにもオフィスのDXは非常に大切です。

また「オフィスDX」とは銘打たれているものの、自治体や飲食店、クリニックやサロンにおいても、DXを導入することは急務といえます。

DXはむやみに取り組んでも、思うような効果は得られません。まずは専門家に相談すると、スムーズにDXを進められるでしょう。

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