オフィスを機能的にリフォームしたい中小企業経営者向けガイド

中小企業は、業界の競争激化や技術革新、働き方の多様化に対応するため、柔軟で効率的なビジネス環境を整える必要があります。
オフィスのリフォームは、その環境を最適化する一つの手段です。
例えば、古いオフィスレイアウトでは、従業員同士のコミュニケーションが取りにくく、生産性が低下する可能性があります。
また、快適で機能的なオフィス空間を提供することで、従業員のモチベーションや働きやすさも向上し、結果として業績の改善につながることが期待されます。
特に中小企業においては、限られたスペースや予算内で最大限の効果を得るため、オフィス環境の改善が重要です。
リフォームを通じて、最新の働き方やテクノロジーに対応した空間づくりを行うことが、企業成長のカギとなります。

1-2 業績拡大に伴うオフィススペースの課題

業績拡大に伴い、従業員数の増加や業務内容の多様化により、オフィススペースの有効活用が課題となります。
特に中小企業では、急激な成長に対応する柔軟なオフィスレイアウトが求められます。
従来の固定的なデスク配置や部屋割りは、変化する業務ニーズに対応できず、作業効率が低下するリスクがあります。
リフォームを通じて、オープンスペースや多機能な会議室、フレキシブルなデスク配置を導入することで、効率的な作業環境を実現できます。
また、増築やスペースの再配分も考慮することで、限られたオフィス空間を最大限に活用し、成長に伴うスペースの課題を解消することができます。

●ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)とフリーアドレス

フリーアドレスとは、固定席を設けず自由に座る場所を選ぶことが出来るオフィスのスタイルのことです。
これに対して、ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)とは、働く場所や時間を自由に選択できる働き方のことです。

例えば、
　・リモートで打合せをする際はWEBブースを使用する。
　・集中して作業したい場合は作業スペースを使用する。
　・軽いミーティング等、みんなで意見を出し合いたい場合は会議室に限らず、集まりやすい場所を選ぶ。
と言ったように、座席の自由だけでなく働く場所を自由に選ぶことができることが出来るのがABWです。

オフィススペースを有効活用する為に、フリーアドレスやABWを選択できるリフォームを目指すことも一つの手です。

1-3 リフォームによる企業イメージ向上の効果

オフィスのリフォームは、単に機能性の向上だけでなく、企業のイメージアップにもつながります。
訪問客や取引先が最初に目にするオフィス環境は、会社の印象を大きく左右します。
洗練されたデザインや快適な雰囲気を持つオフィスは、信頼性やプロフェッショナリズムを感じさせ、ビジネスの信頼性向上に寄与します。
また、従業員にとっても、魅力的なオフィス環境は働きがいを高め、企業に対する愛着や帰属意識の向上を促す効果があります。
特にデザイン性の高いリフォームを行うことで、ブランディングや企業文化の表現にもつながり、外部との関係性をより強固にすることが可能です。

※関連記事⇒『オフィスの床のオススメは？素材、色の効果や選び方と設置例』

2-1 限られたスペースを最大限に活かす設計

中小企業にとって、限られたオフィススペースを効率的に活用することは重要な課題です。
スペースの無駄をなくし、従業員が快適に働ける環境を整えるためには、柔軟で機能的な設計が求められます。

例えば、オープンスペースを多用することで、コミュニケーションを促進し各部署間の連携を強化できます。
また、収納スペースを壁や天井に取り付けることで、床面積を節約し、より広く感じられる空間を作り出すことが可能です。
さらに、可動式の家具やパーティションを採用することで、業務の内容やチーム構成に応じた柔軟なレイアウト変更を容易に行うことができ、業務効率を高めることができます。

2-2 従業員の働きやすさを考慮したレイアウト

オフィスレイアウトは、従業員の働きやすさに大きな影響を与えます。
従業員の動線や視線、デスクの配置などを最適化することで、ストレスの少ない環境を提供でき、生産性が向上します。

例えば、自然光を最大限に取り入れる窓の配置や、リラックススペースを設けることで、従業員の疲労軽減や集中力向上に寄与します。
また、静かで集中しやすいゾーンと、チームでのコラボレーションがしやすいオープンスペースをバランス良く配置することが大切です。
従業員のニーズに応じたレイアウトを実現することで、長期的な業績向上に貢献するオフィス環境を作ることができます。

●集中ブースの設置

オフィスのレイアウトとしてフリーアドレスやABWを選択した場合、コミュニケーションは取りやすくなりますが集中しづらいといったケースもあります。
そういった従業員向けに集中ブースを設置することで、効率的に作業を進めることが出来ます。

JOIFA（一般社団法人日本オフィス家具協会）の調査によると、「今後のオフィスではどの機能を充実させれば行きたくなりますか？」との質問に、『ひとりで集中できる場所』と答えた人は全体の63.6%、第２位にランクインしました。
働く従業員の目線から見ると、集中ブースが必要とされていることが分かります。

※出典：JOIFA『ウイズコロナ時代の働く場とオフィスについての調査(2023年2月)』

2-3 オフィスの機能性を高める設備導入

オフィスリフォームにおいて、機能性を向上させる設備の導入は不可欠です。
最新のITインフラやコミュニケーションツールを整備することで、業務の効率化が図れます。

例えば、高速インターネット回線やWi-Fi設備の強化、クラウドベースの会議システムの導入などにより、リモートワークやフレキシブルな働き方に対応できる環境が整います。
また、スマートオフィス機能を取り入れることで、照明や空調、セキュリティの自動管理が可能となり、快適かつ安全な職場を実現できます。
これにより、従業員が集中して働ける環境を整えるだけでなく、オフィス全体の運用コストも削減することが可能です。

2-4 照明や空調の見直しによる作業環境改善

照明や空調は、従業員の作業効率や健康に直接影響を与える重要な要素です。
リフォームを機に、オフィス全体の照明と空調システムを見直すことで、働きやすさを大きく向上させることができます。

例えば、LED照明を採用することで、エネルギーコストを削減しながらも、明るさを一定に保ち、目の疲れを軽減する効果があります。
また、エアフローの改善や適切な湿度管理を行う空調システムの導入は、季節や天候に関わらず快適な作業環境を提供できます。
従業員の快適さを考慮した環境整備は、生産性向上だけでなく、健康管理にも役立ちます。

2-5 コストを抑えつつデザイン性を高める方法

オフィスリフォームにおいて、デザイン性とコストのバランスを取ることは重要です。
限られた予算内で効果的なリフォームを実現するためには、素材の選定やリフォーム箇所の優先順位を見極める必要があります。

例えば、デザイン性の高い壁紙や塗装を部分的に取り入れることで、全体の印象を大きく変えることができます。
また、既存の家具や設備を再利用することで、費用を抑えつつ新しいデザインを取り入れることが可能です。
さらに、フレキシブルなレイアウトやシンプルで機能的なデザインを採用することで、長期的に使い続けられる空間を作り出すことができます。

40代の中小企業経営者におすすめのオフィスリフォーム

3-1 成長する企業に必要なオフィスレイアウトとは

成長を目指す企業にとって、オフィスレイアウトは業務効率や従業員のモチベーションに大きく影響を与える重要な要素です。
効率的なオフィスレイアウトでは、コミュニケーションの促進と集中作業が両立できる環境を作ることが求められます。

例えば、オープンスペースを取り入れつつも、プライバシーを確保できる小規模なミーティングルームや集中スペースを設置することで、さまざまな業務スタイルに対応できます。
また、部門ごとにスペースを区切るのではなく、柔軟にチームを編成できるように可動式のパーティションを導入することで、成長と変化に対応したオフィスが実現できます。

3-2 作業効率を向上させるリフォームアイデア

作業効率を向上させるためには、従業員がスムーズに作業できる環境を整えるリフォームが重要です。

①業務の流れを改善
動線をシンプルにすることで、移動のストレスを軽減し、業務の流れを改善できます。

②時間の削減
収納スペースを効果的に設け、必要な資料やツールにすぐアクセスできるようにすることで、無駄な時間を削減できます。

③作業のしやすさ
照明の改善も効率化のポイントです。自然光を取り入れるレイアウトや、調光可能なLED照明を活用することで、作業環境を最適化し、従業員の集中力や生産性を向上させることができます。

3-3 リモートワーク対応のためのリフォームプラン

リモートワークが広がる中、オフィスもその対応力を求められるようになっています。
リモートワーク対応のリフォームでは、オンライン会議に最適な小規模の会議室や、共有スペースの充実が重要です。

また、フリーアドレスデスクを導入し、従業員が自由に作業場所を選べる環境を整えることで、リモートとオフィス勤務の両立が可能になります。
さらに、デジタルインフラを強化し、Wi-Fiやネットワーク設備の見直しを行うことで、オフィス内外での円滑なコミュニケーションと業務が進行できるようにすることが重要です。

3-4 スペースを有効活用する収納アイデア

限られたオフィススペースを最大限に活用するためには、効率的な収納アイデアが不可欠です。
壁面を活用した収納棚や、デスク下に引き出しを設けるなど、縦のスペースを有効に使うことで、床面積を広く使えます。
さらに、収納家具にキャスターを付けることで、必要に応じてレイアウトを柔軟に変更できるようになります。
オフィス全体の整理整頓を徹底することで、見た目がすっきりするだけでなく、従業員が効率よく作業できる環境を作ることができます。

3-5 社員のモチベーションを上げるデザインの工夫

オフィスのデザインは、社員のモチベーションに大きく影響します。
明るく開放感のあるスペースは、クリエイティビティや集中力を引き出しやすくします。
色彩や素材の選定も重要です。例えば、落ち着いたトーンの壁紙や木目調の家具を取り入れることで、リラックスしながら仕事ができる環境を作り出すことができます。
さらに、社員同士がリフレッシュできる休憩スペースや、リラックスエリアを設置することで、仕事の合間に適度にリフレッシュでき、結果的に生産性向上につながります。

また、職場環境を整えることは従業員のエンゲージメントを上げ、離職率の低下につながるというデータもあります。

出典：株式会社帝国データバンク『企業における人材確保・人手不足の要因に関するアンケート』

※関連記事⇒『なぜ中小企業は人材不足なのか？原因と対策について解説』

3-6 将来的な成長を見据えたリフォーム計画

将来的な企業の成長を見据えたリフォームでは、長期的な視点での計画が重要です。
例えば、業務拡大に対応できるように、スペースの増築を考慮した設計や、簡単にレイアウト変更が可能な可動式家具やパーティションを導入することで、柔軟な対応が可能になります。
また、最新のテクノロジーを導入し、ITインフラを強化することで、将来のデジタル化に備えることができます。
こうしたリフォームを行うことで、長期的な企業の成長を支える持続可能なオフィス環境が実現します。

3-7 環境に配慮したエコフレンドリーなオフィスリフォーム

エコフレンドリーなオフィスリフォームは、企業の環境への取り組みを示すと同時に、コスト削減にも貢献します。
例えば、エネルギー効率の高いLED照明や、省エネ型の空調システムを導入することで、電力消費を抑えながら快適な作業環境を提供できます。
また、リサイクル素材や自然素材を使用した家具や内装材を取り入れることで、サステナブルなオフィス環境を作り出すことが可能です。
さらに、従業員にとっても、環境に配慮した職場は企業へのエンゲージメントを高める要因となるため、環境に優しいリフォームは企業全体の価値向上につながります。

4-1 リフォームの流れと進め方

オフィスリフォームを成功させるためには、計画的な流れと進め方が重要です。

①現状のオフィス環境の課題や改善点を洗い出し、リフォームの目的を明確にします。

②予算やスケジュールを設定し、信頼できるリフォーム業者を選定します。業者との打ち合わせを通じて、具体的なデザインやレイアウト、設備の要件を決定します。

③施工段階に入ると、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調整を行うことが大切です。

④最終的に施工が完了したら、仕上がりを確認し、必要な修正を加えることでリフォームが完了します。

計画の段階から、スムーズな進行管理を行うことで、予算内で効率的にリフォームを進めることが可能です。

4-2 岩手県で利用できる補助金や助成金

岩手県では、省エネ設備導入やZEB化等に活用できる助成金制度があります。
これらの制度を活用することで、リフォームにかかるコストを抑えることができ、より効果的なリフォームが可能となります。
最適な支援を受けることが出来るよう、まず地元の行政機関や専門家に相談してみるのがお勧めです。
※参考：岩手県『令和6年度脱炭素に係る補助事業について《事業所編》』

●ZEB（Net Zero Energy Building）とは？

従来の建物で必要なエネルギーに対して、省エネと創エネで正味ゼロ％以下までエネルギーを削減した建物のことです。
環境省によるZEBロードマップでは、「2030年までに新築建築物の平均でZEBの実現」を目標としています。

※出典：環境省『ZEBの定義』

4-3 リフォームに伴う費用の内訳と予算管理

オフィスリフォームを行う際には、費用の内訳を明確にし、予算管理を徹底することが重要です。
リフォーム費用は、大きく分けて設計費、施工費、設備導入費、そして予備費が含まれます。

・設計費…オフィスのレイアウトやインテリアデザインにかかる費用で、施工費は実際の工事や作業にかかる費用を指します。
・設備導入費…新しい家具やIT機器、照明や空調システムの導入にかかるコストです。
・予備費…工事中に予期せぬ問題が発生した場合に備えた資金として、全体の10〜15%程度を見込んでおくことが一般的です。

これらの内訳を考慮し、費用のバランスを保ちながら、無理のない予算を設定し、進行中も随時管理することで、計画通りのリフォームを実現できます。

オフィスリフォームの最新トレンド

5-1 オフィスにおける最新デザインの取り入れ方

最新のオフィスデザインを取り入れることで、企業のイメージアップや従業員のモチベーション向上を図ることができます。
例えば、近年のトレンドでは、オープンでフレキシブルなスペースが注目されています。
これにより、従業員同士のコミュニケーションが促進され、コラボレーションが活発化します。

また、自然光を多く取り入れる設計や、グリーンを配置することで、リラックスできる環境を作り、働きやすさが向上します。
さらに、スタイリッシュな家具や、モダンな色彩のインテリアを取り入れることで、会社のブランドイメージと一致するオフィス空間を演出できます。
最新のデザインを採用することで、競争力のある企業イメージを構築し、外部からの印象も向上させることが可能です。

5-2 DX化に対応したオフィスレイアウトの事例

デジタルトランスフォーメーション（DX）が進む現代では、オフィス環境もその対応力が求められています。
DXに対応したオフィスレイアウトの事例として、フレキシブルなデスク配置やクラウドベースのコミュニケーションツールを活用したレイアウトが挙げられます。また、スマートオフィスの導入により、照明や空調、セキュリティシステムを自動化し、効率的な運営が可能になります。
さらに、リモートワークとオフィス勤務のハイブリッドモデルに対応するためのスペース作りが重要です。
オンライン会議に対応したプライベートブースや、共有スペースを充実させることで、柔軟な働き方に対応できる環境が整います。

5-3 サステナブルなリフォームの普及

環境に配慮したサステナブルなオフィスリフォームが、企業のCSR（企業の社会的責任）として注目されています。
省エネルギー機器の導入や、リサイクル素材を使用したインテリアデザインなど、環境負荷を低減する取り組みが普及しています。
例えば、断熱性能の高い窓や壁材を使用することで、冷暖房の効率を高め、エネルギー消費を削減できます。
また、オフィス内に植物を取り入れるバイオフィリックデザインは、従業員のストレスを軽減し、集中力を高める効果もあります。
サステナブルなリフォームは、コスト削減や社員の健康改善にもつながるため、企業にとって長期的なメリットがあります。

5-4 働き方改革に対応するフレキシブルオフィス

働き方改革に対応するオフィスリフォームでは、柔軟な働き方を支えるためのフレキシブルなオフィス空間が求められます。
従来の固定的なデスク配置ではなく、共有スペースやホットデスクの導入が進んでいます。
これにより、チームの規模やプロジェクトに応じて、スペースを自由に使えるようになります。
また、リモートワークとオフィス勤務をシームレスに行えるように、通信設備やオンライン会議用のブースを設置することも重要です。
このようなフレキシブルオフィスは、従業員の仕事の自由度を高め、生産性の向上に寄与します。

5-5 将来を見据えたリフォーム計画の立て方

将来を見据えたオフィスリフォーム計画では、企業の成長や市場の変化に柔軟に対応できる設計が必要です。
可動式の家具やパーティションを導入することで、チームや部署の拡大に伴うレイアウト変更が容易になります。
また、ITインフラの強化や、デジタルツールに対応したスペースを確保することで、DXやリモートワークにも対応できる環境を整えられます。
さらに、サステナビリティを考慮した設備や素材を選ぶことで、将来の運用コストを削減し、持続可能な企業運営が可能になります。

ライター紹介
■株式会社アベヤス佐々木葵

農業機械業界、移動体通信業界を経て2024年に株式会社アベヤスに入社しました！
広報歴は合計３年程になります。
ゆるキャラの中の人としてSNSを運用したり、社内報を作っておりました。
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