中小企業経営者が知るべき電子帳簿保存法対応の基本ガイド

電帳法の概要と中小企業への影響

1-1 電帳法とは？その目的と背景

電子帳簿保存法（電帳法）は、企業が保管すべき帳簿や取引書類を電子データで保存することを認める法律です。
この法律は、紙での保存が主流だった経理書類をデジタル化することにより、企業の業務効率化やコスト削減を促進することを目的としています。
もともとは1998年に施行されましたが、デジタル技術の進化やペーパーレス化の要請を受け、2022年には大幅に改正され、さらに適用範囲が拡大されました。
2024年1月1日から本格的にスタートした改正電子帳簿保存法では、電子取引データの紙保存が実質禁止され、電子保存が完全義務化となりました。

●電帳法の主な保存区分

①電子帳簿等保存
電子帳簿等保存は、「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。
具体的にいうと、自分が会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを「電子データのままで保存する」ことを指します。

②スキャナ保存
スキャナ保存は、「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。
具体的にいうと、相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして保存することです。

③電子取引データ保存
電子取引データ保存は、「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。
具体的には、領収書や請求書といったように、紙でやりとりしていた場合にはその紙を保存しなければならない内容をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、そのデータを保存しなければならないというものです。

出典：経済産業省『どうすればいいの？「電子帳簿保存法」』

中小企業にとっては、帳簿の保存管理や税務申告のプロセスを効率化できる一方で、新たな対応やITシステムの導入が求められるため、法的な理解と準備が不可欠です。
電子帳簿保存法では、電子データで保存する際の要件が定められていますので注意しましょう。

●電子帳簿保存法の保存時の要件

①「1.システム概要に関する書類の備え付け」、「2.見読可能装置の備え付け」
1と2は企業自身が電子データを確認するのに欠かせません。

②「3.検索機能の確保」
「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなければなりません。
例えば、専用ソフトを使う、ファイル名を「20221031_(株)国税商事_110000」等として検索可能としておく、Excel等で索引簿を作成し、ファイルと関係づけて検索できるようにしておく方法が認められています。

④「4.データの真実性を担保する措置」
A）タイムスタンプが付されたデータを受け取る、
B）データに速やかにタイムスタンプを押す、
C）データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する、
D）不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する、
というA～Dのいずれかを行うことが求められます。

出典：経済産業省『どうすればいいの？「電子帳簿保存法」』

1-2 中小企業が知っておくべき電子帳簿保存法の要点

前項でもご紹介しましたが、中小企業が電子帳簿保存法を遵守するためには、いくつかの重要なポイントがあります。

①電子帳簿保存を行う際には、帳簿が正確であること、信頼性が高いこと

②帳簿の保存方法についても厳格な要件が定められており、例えば、タイムスタンプの付与や適切な検索機能を持ったシステムでの保存が必須

③紙の書類をスキャンして保存する場合には、書類の改ざんができないようにする仕組みも求められる

これらの要点を押さえることで、中小企業は効率的かつ法的に問題のない電子帳簿保存が可能となります。

1-3 電子帳簿保存法の改正内容と企業への影響

2022年に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子帳簿の保存に関する要件が大幅に緩和されましたが、一方で企業にとっては新たな対応が必要になりました。
例えば、改正前の電子帳簿保存法では原則「電子帳簿保存及びスキャナ保存の承認を受けようとする保存義務者は、帳簿の備付開始日等の３月前までに承認申請書を提出しなければならない」こととされていましたが、
2022年年1月1日以後に帳簿の備付を開始する場合、事前承認は不要となりました。
これまで義務付けられていた税務署への事前承認制度が廃止され、より柔軟な運用が可能になりましたが、代わりに内部統制や運用ルールの強化が求められるようになっています。

また、タイムスタンプの活用や帳簿の検索性、セキュリティに関する要件は一層厳格化され、これに対応するためのITシステムの導入や運用コストが発生する可能性があります。
これらの改正により、企業は法的リスクを回避しつつ効率化を図るための準備が必要です。

1-4 電子帳簿保存法に対応しない場合のリスクとは

電子帳簿保存法に対応しない場合、主に税務調査や監査時に重大なリスクが生じます。
まず、電子帳簿の保存義務を怠ると、税務署から指摘を受け、場合によっては罰則や追加税金が課されることがあります。
さらに、帳簿や書類が適切に保存されていない場合、取引先や顧客からの信頼を失うリスクも考えられます。
また、帳簿のデジタル化による効率化を実現できないことで、他社に比べて業務の遅れやコストの増大といった競争力の低下につながる可能性があります。
こうしたリスクを回避するためには、早急な対応が求められます。

電帳法対応のために必要な準備

2-1 社内規定を変更するためのステップ

電子帳簿保存法対応において、まず取り組むべきは社内規定の見直しです。
電子帳簿保存法に基づく電子帳簿の保存方法や管理プロセスに関する規定を整備することで、法的要件に準拠した業務運営が可能となります。

①知識共有
社内の関係者（経理、IT、法務部門など）を集め、電子帳簿保存法に関する知識を共有します。

②プロセスの明確化
現在の帳簿管理の方法と電帳法の要件との差異を分析し、それに基づいて必要なルールやプロセスを明確化します。

③社内周知
新しい規定を社内全体に周知し、従業員の理解と協力を得ることが重要です。

これにより、法令遵守と業務の効率化が同時に達成されます。

2-2 必要なITツールとシステムの選定

電子帳簿保存法対応には、適切なITツールやシステムの導入が不可欠です。
具体的には、電子帳簿を安全に保存し、税務調査や監査に対応できるシステムを選定する必要があります。
特に、タイムスタンプを付与できる機能や、保存したデータを簡単に検索できる機能が求められます。

また、システムは法改正に対応できるよう、定期的なアップデートが提供されるものを選ぶと良いでしょう。
クラウドベースのサービスを利用することで、システムのメンテナンスを外部に委託し、自社の負担を軽減することも可能です。
導入前には、複数のツールを比較し、コストや機能を検討することが重要です。

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2-3 電子帳簿の保存方法とシステム導入の流れ

電子帳簿の保存には、いくつかのプロセスを踏む必要があります。

①システム導入
電子帳簿の保存に対応したシステムを導入します。
このシステムには、タイムスタンプの付与や改ざん防止機能が搭載されていることが求められます。

②移行後のテスト運用
既存の帳簿データや書類を電子化し、新システムに移行します。
移行後、帳簿データが正確に保存されていることを確認するため、テスト運用を行い、問題がないか確認します。

③定期的なバックアップとシステム更新
法定保存期間中に帳簿データが適切に保管されるよう、定期的なバックアップとシステムの更新が必要です。
システム導入後は、従業員の運用スキルを向上させるための教育も行い、スムーズな運用を確立します。

2-4 業務フローの見直しと社内での導入ポイント

電子帳簿保存法対応のために、社内の業務フロー全体を見直すことが重要です。

◎改善点の特定
従来の紙ベースの書類管理プロセスをデジタル化するため、どのフローが電子帳簿保存法に準拠していないかを確認し、改善点を特定します。
特に、書類の受け渡しや保存、アクセス権限の管理などはデジタル化により大きく変わるため、従業員間のコミュニケーションや業務の流れに影響を与える可能性があります。
そのため、変更点を明確にし、社内全体で理解を深めるための研修やマニュアル作成を行います。
導入時のポイントとしては、システムの使いやすさと従業員のスキルレベルに合わせたサポートが重要です。

2-5 中小企業が陥りがちな電帳法対応のミス

中小企業が電子帳簿保存法対応を行う際、よくあるミスにはいくつかのパターンがあります。

①不適切な保存方法
法改正の内容や要件を十分に理解せずにシステム導入を行い、不適切な保存方法で運用してしまうことです。
これにより、後々税務調査で問題が発覚し、罰則や追加税金が課されるリスクがあります。

②業務フローや運用ルールが徹底されていない
システム導入後も社内の業務フローや運用ルールが徹底されていないケースもよく見られます。
特に、タイムスタンプの付与が適切に行われていなかったり、帳簿データの検索機能が不十分だったりする場合、後に証拠書類としての効力が認められないことがあります。

これらのミスを防ぐためには、法律の要件を確実に把握し、システム選定から運用までを慎重に進めることが重要です。

2-6 中小企業の経営者として知っておきたい法的チェックポイント

中小企業の経営者として、電子帳簿保存法対応に際して押さえておくべき法的チェックポイントがいくつかあります。

• 帳簿データが適切に保存されているかどうかを確認することが重要
  具体的には、タイムスタンプが正しく付与されているか、データが改ざんされていないか、そして検索機能が税務調査に対応できるかどうかを定期的にチェックします。
  
  
• 保存期間や削除のルールが法律に従っているのか確認が必要です。
  
  
• 電子帳簿保存に関するガイドラインや最新の法改正情報を常に把握し、社内規定やシステムを適時にアップデートすることも大切です。

これにより、法令遵守のリスクを最小限に抑えながら、電子帳簿保存法対応を円滑に進めることができます。

従業員への教育と社内での浸透方法

3-1 従業員に向けた電帳法の基本知識教育

電子帳簿保存法に対応するためには、従業員全体に対する基本知識の教育が不可欠です。
まず、電子帳簿保存法が何を目的としているのか、どのような要件が求められているのかを理解させることが重要です。
特に、電子帳簿保存の必要性や、法的な義務を果たすための基礎知識を身につけることは、全従業員に求められます。
教育の内容としては、電子帳簿保存法の概要、対象となる帳簿・書類、保存期間、適切な保存方法（タイムスタンプや検索機能）について説明することが基本です。

さらに、電子帳簿を適切に管理することで業務が効率化されるメリットや、法令違反によるリスクも併せて教えることで、従業員が法遵守の重要性を実感できるようにします。
この教育は、新入社員や異動社員に対しても定期的に行うことが推奨されます。研修やeラーニングなどを活用し、全員が理解を深められる環境を整えることが、電子帳簿保存法の円滑な導入に繋がります。

3-2 実務担当者が理解すべき具体的な対応手順

電子帳簿保存法対応において、実務担当者にはさらに具体的な対応手順の理解が求められます。
経理やIT部門の担当者は、電子帳簿保存に関する実務を直接行うため、タイムスタンプの付与や保存データの検索・管理、改ざん防止措置など、法的に求められる具体的な要件を把握しなければなりません。
まず、電子帳簿を適切にシステムに保存し、必要な場合には迅速にデータを取り出せる操作スキルが必要です。
また、税務調査や監査に対応する際、適切な書類を提供できるよう、検索機能を効果的に活用する方法も習得する必要があります。
さらに、保存期間の管理や定期的なバックアップの実施、システムのメンテナンスも担当者の重要な役割です。
実務に即した具体的な手順を示すマニュアルを作成し、研修やOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を通じて徹底的に指導することで、ミスや漏れのない確実な運用が実現します。

中小企業が電帳法を活用して成長する方法

4-1 電帳法対応がもたらす業務効率化のメリット

電子帳簿保存法に対応することで、中小企業にとって業務効率化が大きく進みます。
紙の帳簿や書類を電子化することにより、管理や保存の手間が大幅に削減され、書類の紛失や劣化といったリスクがなくなります。
また、タイムスタンプや検索機能を備えたシステムを導入すれば、必要な書類を迅速に検索・確認できるため、経理や管理業務のスピードも向上します。
さらに、ペーパーレス化により、書類の保管スペースや印刷コストの削減も期待でき、業務全体の効率が上がります。
特に、中小企業は限られたリソースで運営していることが多いため、こうした効率化によって他の重要な業務に集中できる時間が増え、企業の競争力を強化することができます。

4-2 コスト削減と事務作業のデジタル化による業績向上

電子帳簿保存法対応により、紙の帳簿や書類の管理が不要になり、結果としてコスト削減につながります。
まず、書類の印刷・郵送・保管にかかるコストが削減できるため、長期的な経費節約が期待できます。
また、事務作業のデジタル化によって、手作業で行っていたデータ入力や書類整理の時間が削減され、効率化が進むことで従業員の生産性が向上します。
こうしたプロセスの自動化や省力化により、人件費の削減も実現できる可能性があります。

さらに、電子帳簿保存法対応システムの導入により、税務調査や監査に必要な書類を迅速に提供できるため、税務リスクの低減にも寄与します。
これにより、無駄なコストを削減しつつ、事務作業の効率化が業績の向上を支える要因となります。

4-3 電帳法対応による信頼性向上と取引先との関係強化

電子帳簿保存法に対応することで、企業の信頼性が向上し、取引先との関係強化にもつながります。
電子帳簿の正確な管理と保存は、企業の透明性や法令遵守を示す証拠となり、取引先からの信頼を高める要因になります。
また、法的な基準に則っていることは、取引先や金融機関に対しても安心感を与えるため、より安定した取引や融資を受ける可能性が高まります。
さらに、デジタル化された書類は迅速に共有できるため、取引のスピードや効率も向上し、取引先との連携がスムーズになります。
特に、大企業や行政機関との取引では、法令遵守や書類の電子管理が信頼関係の構築において重要な要素となるため、電子帳簿保存法対応はビジネスチャンスの拡大にも貢献します。

4-4 長期的な成長戦略とデジタル化の融合

電子帳簿保存法への対応は、中小企業にとって短期的な効率化だけでなく、長期的な成長戦略の一環としても重要です。
デジタル化は今後のビジネス環境において不可避のトレンドであり、電子帳簿保存法対応を機に、全社的なデジタル化を進めることができます。

例えば、電子帳簿保存を皮切りに、その他の業務プロセスや顧客管理、マーケティング戦略もデジタル化することで、データ活用や業務の最適化が進みます。
また、デジタル化による業務のスピードアップやコスト削減は、競争力の強化に寄与し、市場環境の変化に迅速に対応できる柔軟な企業体制を築くことができます。
電子帳簿保存法対応を通じて、デジタル化と成長戦略を融合させることが、企業の持続的な成長を支えるカギとなるのです。

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